Formulare / Rundschreiben
FAQ zu den Reisekosten
Aktuelles
Allgemeines:
1. Begriffsbestimmung:
Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes, die vorher schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt worden sind (Art. 2 des Bayerischen Reisekostengesetzes - BayRKG).
Das Zurücklegen der Wegstrecke zwischen Wohnung und regelmäßiger Dienststelle ist keine Dienstreise.
Fortbildungsreisen sind Reisen, die Bedienstete nach Abschluss Ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung Ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen. Bei Fortbildungsreisen ist nur eine eingeschränkte Kostenerstattung möglich.
Die Reisen zu Tagungen und Kongressen sind Fortbildungsreisen, wenn die besuchte Veranstaltung nicht unmittelbar der Erledigung der dem Bediensteten übertragenen Dienstaufgaben dient, aber im dienstlichen Interesse liegt, weil sie geeignet ist, die Durchführung der Dienstaufgaben des Bediensteten zu fördern. Nur wenn auf der Tagung Dienstgeschäfte erledigt werden (z.B. Projektbesprechung, aktiver Beitrag zur Tagung) sind diese Reisen Dienstreisen.
2. Genehmigungsverfahren:
Eine Dienst- bzw. Fortbildungsreise bedarf der vorherigen schriftlichen oder elektronischen Genehmigung (Word/PDF) (Hinweisblatt R0010: Word/PDF). Eine nachträgliche Genehmigung ist nur in Ausnahmefällen möglich. In diesem Fall ist auf dem Antrag zu begründen, warum die Genehmigung nicht rechtzeitig eingeholt werden konnte. Da die schriftliche Genehmigung der Dienstreise unabdingbare Voraussetzung für die Auszahlung von Reisekostenvergütung ist, muss im o.g. Formular der Abschnitt II immer vollständig ausgefüllt sein.
Innerhalb der Universität Erlangen-Nürnberg ist die Zuständigkeit für die Genehmigung von Dienstreisen wie folgt geregelt:
2.1 Reisen der Professoren (Besoldungsgruppen C3, C4, W1, W2, W3) sind der ZUV zur Genehmigung nur vorzulegen, wenn Kostenerstattung beantragt wird. Dienstreisen von Professoren ohne Kostenerstattung bedürfen keiner Genehmigung. Falls durch die Reisen Lehrveranstaltungen tangiert werden, ist dies dem Dekan anzuzeigen (Word/PDF).
2.2 Die In- und Auslandsreisen der sonstigen Bediensteten werden durch die Institutsvorstände, Lehrstuhlinhaber bzw. die Leiter zentraler Einrichtungen genehmigt, wenn die Reisen aus Drittmitteln bzw. Institutsmitteln (Titelgruppe 73) finanziert werden oder der Dienstreisende auf eine Kostenerstattung verzichtet. Der ZUV sind Reisen von Beschäftigten, die keine Professoren sind, nur zur Genehmigung vorzulegen, wenn die Reisen aus zentral bewirtschafteten Mitteln (z.B. Titel 52701, Internationalisierungsfonds) erstattet werden sollen.
2.3 Sonderfälle der Dienstreisegenehmigung:
a) Generelle Dienstreisegenehmigung :
Für Reisen, die in unmittelbarem Zusammenhang mit einem Forschungsvorhaben stehen und für die bereits Reisemittel von den Drittmittelgebern bewilligt wurden, können auf Antrag (Word/PDF) generell genehmigt werden. Die generelle Dienstreisegenehmigung (Das Antragsformular dient gleichzeitig als Genehmigung) kann nur personenbezogen und im Rahmen des jeweiligen Forschungsvorhabens erteilt werden. Für die Abrechnung der Dienstreisen genügt dann jeweils die Vorlage einer Kopie der generellen Dienstreisegenehmigung. Bei Reisen aus Haushaltsmitteln (z.B. Titel 73) ist die Erteilung einer generellen Dienstreisegenehmigung nicht möglich.
b) Sammeldienstreisegenehmigungen:
Reisen innherhalb der Stadtgebiete von Erlangen, Fürth und Nürnberg bedürfen keiner vorherigen schriftlichen oder elektronischen Genehmigung. Sie können gesammelt mit dem Antrag auf Kostenerstattung für Dienstfahrten im Stadtgebiet Erlangen-Fürth-Nürnberg (Word/PDF) beantragt und abgerechnet werden. Ebenso können notwendige Fahrten zu Lehrveranstaltungen zwischen den oben genannten Stadtgebieten gesammelt genehmigt und abgerechnet werden (Word/PDF).
c) Auftrag zur Durchführung einer Dienstreise:
Dienstreisen können, wie der Begriff schon sagt, nur von Beschäftigten durchgeführt werden. Muß ein auswärtiges Dienstgeschäft erledigt werden, für das kein Beschäftigter zur Verfügung steht, kann ausnahmsweise einem Externen ein Auftrag zur Durchführung der Reise erteilt werden. Die Erteilung eines solchen Auftrags ist notwendig, damit die Reisekosten erstattet werden können (Word/PDF). Auf dem Formblatt ist zu begründen, warum die Dienstreise nicht von einem Beschäftigten der Universität durchgeführt werden kann. Der Reiseauftrag begründet keinen Anspruch auf Unfallfürsorge oder Schadenersatz gegenüber dem Freistaat Bayern.
3. Anordnungsgrundsätze:
Nach dem allgemeinen Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit dürfen Dienstreisen nur angeordnet werden, wenn das Dienstgeschäft nicht auf andere, günstigere Weise erledigt werden kann.
Die Teilnehmerzahl und die Dauer der Dienstreise sind auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken. Grundsätzlich ist es zumutbar, eine Dienstreise ab 6.00 Uhr anzutreten und die Rückreise durchzuführen, wenn die Reise bis 23.00 Uhr beendet werden kann. Nach Möglichkeit sind Dienstreisen nicht an arbeitsfreien Tagen (Samstage, Sonn- und Feiertage) durchzuführen.
Es ist jeweils das wirtschaftlichste Beförderungsmittel zu wählen. Bei Benutzung eines privateigenen Fahrzeugs können triftige Gründe anerkannt werden, wenn
- regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht benutzt werden können oder
- die zeitliche Einsparung so groß ist, dass sie sich beim Tage- bzw. Übernachtungsgeld auswirkt oder
- im Einzelfall dringende dienstliche oder persönliche Gründe das Benutzen des PKWs notwendig machen.
Bei den Reisen mit der Bahn sind alle bestehenden Ermäßigungsmöglichkeiten auszunutzen . Sofern die Art des Dienstgeschäfts eine genaue Planung des Reiseverlaufs zulässt, sind die reduzierten Plan&Spar-Preise durch rechtzeitige Buchung in Anspruch zu nehmen. Sollte dies nicht möglich sein, ist der Großkundenrabatt in Höhe von z.Zt. 10% auf den regulären Fahrpreis in Anspruch zu nehmen (BMIS-Kundennummer der Universität). Bei Besitz einer (auch privat beschafften) Bahncard ist diese zu verwenden bzw. bei Rentabilität ist die Anschaffung einer BahnCard Business zu prüfen. Die Bahnfahrkarten müssen grundsätzlich gebührenfrei besorgt bzw. im Online-Verfahren gebucht werden. Für Dienstreisende mit geringem Reisevolumen, die über keine Bahncard verfügen, bietet die Bahn AG die persönliche Kundenkarte "BohnusCard Business" an (RS vom 31.10.2006 (Word / PDF).
Die Flugzeugbenutzung muss, sofern es sich nicht um Überseeflüge handelt, immer schlüssig begründet werden, ebenso die Benutzung eines Mietwagens oder Taxis.
Mit der Genehmigung der Dienstreise hat der Dienstreisende einen Anspruch auf Reisekostenvergütung nach dem Bayerischen Reisekostengesetz. Dienstreisen dürfen deshalb nur angeordnet werden, wenn die dafür erforderlichen Haushaltsmittel zur Verfügung stehen . Durch Angabe des entsprechenden Haushaltstitels auf dem Antragsformular wird gleichzeitig erklärt, dass die notwendigen Mittel zur Verfügung stehen.
Bei teilweiser Eigenfinanzierung muss der entsprechende Anteil (Betrag in €) bzw. ein Verzicht auf z.B. Tage- oder Übernachtungsgeld von vorneherein bereits bei der Genehmigung angegeben werden.
4. Abrechnung von Dienstreisen:
Reisekostenvergütung wird nur insoweit gewährt, als die Aufwendungen und die Dauer der Dienstreise zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendig waren. Art und Umfang der Reisekostenvergütung sind durch das Bayerische Reisekostengesetz (BayRKG) sowie die dazu ergangenen Verordnungen und Verwaltungsvorschriften geregelt.
Die Reisekostenvergütung umfasst die Fahrkostenerstattung bzw. die Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung, das Tagegeld, das Übernachtungsgeld sowie die Nebenkosten.
Die aktuellen Reisekostensätze sind in einer Übersicht veröffentlicht.
Auf die Reisekostenvergütung sind Zuwendungen Dritter, die Dienstreisende Ihres Amts wegen für dieselbe Reise erhalten, anzurechnen.
Die Reisekostenabrechnung muss innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise schriftlich oder elektronisch beantragt werden. Nach Ablauf dieser Frist erlischt der Anspruch auf Kostenerstattung; selbst eventuell gezahlte Abschläge müssen in voller Höhe zurückgefordert werden.
Dem vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Reisekostenabrechnungsformular (Word/PDF) sind i.d.R. folgende Unterlagen im Original beizufügen:
- die Dienstreisegenehmigung
- die Fahrkarte und sonstigen Fahrkartenbelege (z.B. Belege für Zu- und Abgänge)
- ggf. der Flugschein
- Hotelbelege
- Belege über Teilnehmergebühren
- Quittierte Rechnungsbelege, soweit Nebenkosten geltend gemacht werden.
- Belege über bereits erfolgte Abschlagsauszahlungen bzw. vorab bezahlte Fahrkosten in Fotokopie
Hinweis: Kosten für Reiserücktrittsversicherungen können nicht erstattet werden! (siehe auch FAQ's Nr. 2.19.)
Steuerpflichtige Anteile bei Reisekosten: Durch die unterschiedlichen Tagegeldsätze im Reisekostenrecht und im Steuerrecht kann es bei der Zahlung von Tagegeld zu einer Steuer-Nachberechnung kommen. Die Nachversteuerung der höheren Tagegeldsätze erfolgt bei Beschäftigten direkt durch die Bezügestelle. Wird eine Dienstreise laut Dienstreisegenehmigung vom Wohnort angetreten erfolgt die Erstattung der Kosten maximal vom Dienstort zum Geschäftsort. Eventuell mehr gefahrenen Wegstrecken werden bei der Steuerabrechnung berücksichtigt und wirken sich steuermindernd aus.
5. Unfall oder Sachschaden bei Durchführung einer Dienstreise
Unfälle bei Durchführung einer Dienstreise oder in Ausübung der mit einer Dienstreise verbundenen dienstlichen Tätigkeit sind Dienstunfälle mit Anspruch auf Unfallfürsorge. Um einen Dienstunfall handelt es sich regelmäßig, wenn ein Körperschaden eingetreten ist.
Sind bei der Durchführung der Dienstreise - ohne dass ein Dienstunfall eingetreten ist - Kleidungsstücke oder sonstige zur Durchführung der Dienstreise mitgeführten Gegenstände beschädigt, zerstört oder abhanden gekommen, so kann unter bestimmten Umständen Ersatz des Sachschadens geleistet werden.
Nähere Informationen über die für die Unfallfürsorge zuständigen Stellen finden Sie unter dem Stichwort Arbeitsunfall.
Ersatzleistungen bei Schäden an einem Kraftfahrzeug des Dienstreisenden kommen nur in Betracht, wenn bereits bei der Genehmigung der Dienstreise triftige Gründe für die Benutzung des privaten Kraftfahrzeugs anerkannt worden sind (vgl. hierzu das Rundschreiben der Universität vom 15.12.2009). Mit der Anerkennung der triftigen Gründe entsteht eine zu Gunsten des Dienstreisenden abgeschlossene Fahrzeugvollversicherung . Schäden im Rahmen dieses Versicherungsschutzes sind bei der Ecclesia Versicherungsdienst GmbH, Klingenbergstr. 4, 32758 Detmold, innerhalb einer Ausschlussfrist von drei Monaten, selbstständig geltend zu machen (Telefonnummer für Rückfragen bei der Versicherung: 089/74 11 54 65 bzw. 089/74 11 54 350). Die für die Schadensmeldung erforderlichen Formblätter sind beim Referat P 1 erhältlich; der Schadensmeldung muss eine Kopie der Dienstreisegenehmigung beigefügt werden. Bei Dienstgängen die mit dem privaten Pkw durchgeführt werden, müssen vorher triftige Gründe für die Benutzung des Kfz bei der Dienststelle dokumentiert werden (Formblatt). Bei Reisen von Professoren ohne Kostenerstattung muss bei Benutzung des Kfz mit triftigen Gründen eine Dienstreisegenehmigung erteilt werden um den Versicherungsschutz zu gewährleisten (RS des FM vom 04.08.2010).
Wird ein privates Kraftfahrzeug ohne triftigen Grund benutzt, ist der Ersatz von Sachschäden grundsätzlich ausgeschlossen. Ebenso besteht bei Fortbildungsreisen kein Fahrzeugversicherungsschutz.
Bei Dienstreisenden, die häufig Dienstreisen aus triftigen Gründen mit dem privaten PKW durchführen, besteht die Möglichkeit des Abschlusses einer Rabattverlustversicherung. Die Versicherungsprämie hat der Dienstreisende allerdings selbst zu tragen.
6. Bewertung von Reisezeiten als Arbeitszeit
Siehe Rundschreiben vom 05.2006 Nr. III/1 - 502 - 10.1 (Word / PDF)
Weitere Hinweise und Rundschreiben zum Thema Dienst- und Fortbildungsreisen sowie alle Formulare für die Genehmigung und Abrechnung finden Sie unter dem Punkt Formulare.
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