FAQ - Häufig gestellte Fragen
Die folgenden Antworten beziehen sich ausschließlich auf Regelungen nach dem Bayerischen Reiskekostengesetz (BayRKG).
1. Fragen zur Genehmigung von Dienstreisen
1.1. Warum benötigt man eine Dienstreisegenehmigung?
1.2. Was ist eine Dienstreise?
1.3. Was ist ein Dienstgang?
1.4. Was ist eine Fortbildungsreise?
1.5. Wer kann einen Dienstreiseantrag stellen?
1.6. Wer muss das Formular "Auftrag zur Durchführung einer Reise benutzen?
1.7. Was ist eine "aktive Teilnahme" an einer Veranstaltung?
1.8. Was ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit?
1.9. Wie hoch ist die Wegstreckenentschädigung?
1.10. Was sind triftige Gründe für die Benutzung des eigenen PKW?
1.11. Warum muss die Benutzung des Flugzeuges oder des Miet-Pkw begründet werden?
1.12. Was ist der Großkundenrabatt (GKR) der Bahn?
1.13. Was ist mit Beginn und Ende des Dienstgeschäftes gemeint?
1.14. Was ist die Organisations-Stamm-Nr. und wofür wird diese benötigt?
1.15. Wie ist der Unfallversicherungsschutz bei Dienstreisen geregelt?
1.16 Besteht während meiner Elternzeit bei der Teilnahme an einer dienstlichen Veranstaltung oder bei der Wahrnehmung eines dienstlichen Termins Dienstunfalllschutz?
1.17. Welchen Reiseantrag muss ein Professor im Ruhestand stellen?
2. Fragen zur Abrechnung von Dienstreisen
2.1. Was bedeutet die Ausschlussfrist von 6 Monaten?
2.2. Was ist mit Beginn und Ende des Dienstgeschäfts gemeint?
2.3. Was ist mit Grenzübertritt / Landung am 1. Flughafen des Ziellandes gemeint?
2.4. Wann ist unentgeltliche Verpflegung von der Beschäftigungsstelle gebucht?
2.5. Was ist mit Kantinenessen gemeint?
2.6. Was ist mit höheren Hotelkosten gemeint und warum sind diese zu begründen?
2.7. Warum muss angegeben werden ob man in der Zweitwohnung übernachtet?
2.8. Was ist eine unentgeltliche Übernachtung?
2.9. Warum muss ein Flug in der Business Class begründet werden?
2.10. Wer ist ein Beschäftigter beim Freistaat Bayern?
2.11. Warum muss jede Fahrt mit dem Taxi begründet werden?
2.12. Warum ist die dienstliche Nutzung von Telefon/Internet zu bestätigen?
2.13. Kann eine Bahncard im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden?
2.14. Warum muss die Anschaffung einer Bahncard begründet werden?
2.15. Welche Unterlagen sind der Abrechnung beizufügen, wenn eine Bahncard erstattet werden soll?
2.16. Was ist eine Abschlagszahlung?
2.17. Was sind Kosten die vom Lehrstuhl bezahlt wurden?
2.18. Werden Bahncard 100 Besitzern die fiktiven Bahnfahrkosten für die getätigten Dienstreisen erstattet?
2.19. Können Kosten für eine Reiserücktrittsversicherung gezahlt werden?
2.20. Können Kosten für eine Auslandskrankenversicherung gezahlt werden?
2.21. Können Impfkosten bei Auslandsdienstreisen erstattet werden?
1. Fragen zur Genehmigung von Dienstreisen
1.1. Warum benötigt man eine Dienstreisegenehmigung?
Die Dienstreisegenehmigung ist die Grundlage für die Auszahlung von Reisekosten. Die Haushaltsstelle, aus der die Reise gezahlt werden soll, muss eingetragen sein. Mit einer vor der Reise ausgestellten Dienstreisegenehmigung besteht Unfallversicherungsschutz für den Reisenden.
1.2. Was ist eine Dienstreise?
Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstorts, die schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind (Art 2 Abs. 2 S. 1 BayRKG).
1.3. Was ist ein Dienstgang?
Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten am Dienst- oder Wohnort zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte, die angeordnet oder genehmigt worden sind. Dem Wohnort steht ein dem vorübergehenden Aufenthalt dienender Ort gleich. (Art 2 Abs. 4 BayRKG). Dienstgänge können auch mündlich genehmigt werden.
1.4. Was ist eine Fortbildungsreise?
Das sind Reisen die Bedienstete nach Abschluß ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen (Nr. 24.2 VV BayRKG).
1.5. Wer kann einen Dienstreiseantrag stellen?
Jeder Beschäftige der Universität Erlangen kann einen Dienstreiseantrag stellen (studentische Hilfskräfte können auch einen Dienstreiseantrag stellen, wenn die Reise im Zusammenhang mit ihrem Beschäftigungsverhältnis bei der Universität steht). Mit genehmigtem Dienstreiseantrag besteht Unfallversicherungsschutz für die Dienstreise.
1.6. Wer muss das Formular "Auftrag zur Durchführung einer Reise" benutzen?
Jeder Nicht-Beschäftigte kann mit der Durchführung einer Reise beauftragt werden, wenn die Reise nicht von einem Beschäftigten durchgeführt werden kann. Nicht-Beschäftigte sind z. B. Professoren im Ruhestand, Studierende, Beschäftigte anderer Universitäten, Projektpartner von Firmen.
1.7. Was ist eine "aktive Teilnahme" an einer Veranstaltung?
Eine aktive Teilnahme liegt vor wenn der Reisende aktiv zu einer Veranstaltung beiträgt, z. B. einen Vortrag hält, ein Poster präsentiert, eine Sitzung leitet, eine Tagung mit organisiert, Chairman ist, etc..
1.8. Was ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit?
Reisekostenvergütung wird nur insoweit gewährt, als die Aufwendungen und die Dauer der Dienstreise oder des Dienstgangs zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendig waren (Art. 3 Abs. 2 BayRKG).
1.9. Wie hoch ist die Wegstreckenentschädigung?
Fahrzeugbenutzung mit triftigem Grund bei Dienstreisen:
Pkw je km 0,35 Euro
Motorrad/Motorroller je km 0,15 Euro
Moped / Mofa je km 0,09 Euro
Fahrrad je km 0,06 Euro.
Fahrzeugbenutzung ohne triftigen Grund bzw. Fahrzeugnutzung bei Fortbildungsreisen:
Pkw je km 0,25 Euro
Motorrad/Motorroller je km 0,12 Euro
Moped / Mofa je km 0,07 Euro
Fahrrad je km 0,04 Euro.
1.10. Was sind triftige Gründe für die Benutzung des eigenen PKW?
Triftige Gründe können sowohl dienstliche als auch schwerwiegende persönliche Gründe sein. Z. B. der Geschäftsort ist mit regelmäßigen Beförderungsmitteln nicht oder nicht termingerecht zu erreichen, notwendiges schweres (mindestens 10 kg) oder sperriges Gepäck muß befördert werden, ein weiterer Dienstreisender fährt mindestens die Hälfte der Strecke mit, der Dienstreisende ist erheblich gehbehindert (Nachweis erforderlich).
1.11. Warum muss die Benutzung des Flugzeuges oder des Miet-Pkw begründet werden?
Nach dem BayRKG dürfen nur notwendige Fahrtkosten erstattet werden. Die Notwendigkeit der Benutzung des Flugzeuges muss dargelegt werden (z. B. Zeit- und Kostenersparnis). Bei offensichtlichen Gründen (z. B. Überseereisereisen etc.) kann die Begründung entfallen.
Die Notwendigkeit der Benutzung des Mietwagens muss dargelegt werden. (z. B. Nutzung durch mehrere Dienstreisende und dadurch billiger als öffentliche Verkehrsmittel).
1.12. Was ist der Großkundenrabatt (GKR) der Bahn?
Die Dienststellen des Freistaates Bayern bekommen bei der Bahn als Großkunde 10 % Rabatt auf die regulären Fahrpreise. Der GKR muss genutzt werden. Der GKR ist mit der Bahncard kombinierbar. Die GKR-Nummer (Bahn-Intern: BMIS-Nummer) der Universität ist auf den Dienstreiseantrag vermerkt.
1.13. Was ist mit Beginn und Ende des Dienstgeschäftes gemeint?
Beginn und Ende des Dienstgeschäftes sind die Zeiten, zu denen Reisende das Dienstgeschäft bei der besuchten Veranstaltung / Einrichtung am Geschäftsort aufnehmen und beenden. Nicht Beginn und Ende der Reise.
1.14. Was ist die Organisations-Stamm-Nr. und wofür wird diese benötigt?
Die Organisationsstammnummer ist die persönliche Geschäftsnummer beim Landesamt für Finanzen (Jeder Beschäftigte hat eine individuelle Geschäftsnummer). Die Geschäftsnummer findet man auf jeder Gehaltsabrechnung. Diese Nummer ist für die Steuerberechnung der Reisekostenvergütung (Tagegeldsätze) zwingend erforderlich. Bei neueren Vordrucken wurde die Bezeichnung Organisationsstammnummer durch "Geschäftsnummer LfF" ersetzt.
1.15. Wie ist der Unfallversicherungsschutz bei Dienstreisen geregelt?
Informationen zum Unfallversicherungsschutz finden Sie auf der Seite zu Arbeits-, Dienst- und Wegeunfällen.
1.16 Besteht während meiner Elternzeit bei der Teilnahme an einer dienstlichen Veranstaltung oder bei der Wahrnehmung eines dienstlichen Termins Dienstunfalllschutz?
Die Anerkennung als Dienstunfall setzt zwingend voraus, dass der Unfall in Ausübung oder infolge des Dienstes eingetreten ist. Beamte, die sich in Elternzeit befinden sind von der Verpflichtung, Dienst zu leisten, befreit. Dienstunfallschutz besteht daher nicht.
1.17. Welchen Reiseantrag muss ein Professor im Ruhestand stellen?
Ein Professor im Ruhestand mit Emeritus-Status (Prof. em.) stellt einen Dienstreiseantrag (Muster R0001).
Ein Professor im Ruhestand der einen Dienstvertrag bzw. unentgeltlichen Vertrag mit der Universität abgeschlossen hat stellt ebenfalls einen Dienstreiseantrag (Muster R0001).
Ein Professor im Ruhestand der keinen Dienstvertrag bzw. unentgeltlichen Vertrag mit der Universität abgeschlossen hat, muss vom aktuellen Lehrstuhlinhaber beauftragt werden die Reisen entsprechend durchzuführen (Muster R0002). Hinweis: Bei der Beauftragung zur Durchführung einer Reise besteht kein Unfallversicherungsschutz!
2. Fragen zur Abrechnung von Dienstreisen
2.1. Was bedeutet die Ausschlussfrist von 6 Monaten?
Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht innerhalb von 6 Monaten nach dem Tag der Beendigung der Dienstreise schriftlich geltend gemacht wird (Art 3 Abs. 5 Satz 1 BayRKG). Eventuell gezahlte Abschläge müssen in voller Höhe zurückgezahlt werden, wenn die Abrechnung nicht innerhalb der 6-Monatsfrist eingeht.
2.2. Was ist mit Beginn und Ende des Dienstgeschäfts gemeint?
Beginn und Ende des Dienstgeschäftes sind die Zeiten zu denen Reisende das Dienstgeschäft bei der besuchten Veranstaltung am Geschäftsort aufnehmen und beenden. Nicht Beginn und Ende der Reise.
2.3. Was ist mit Grenzübertritt / Landung am 1. Flughafen des Ziellandes gemeint?
Der Grenzübertritt ist bei der Berechnung des Tagegeldes entscheidend. Auf dem Landweg ist der tatsächliche Zeitpunkt des Grenzübertritts anzugeben, bei Flugreisen ist es die erste Landung im Zielland (Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, außer es wird eine Übernachtung erforderlich), bei der Rückreise die erste Landung in Deutschland.
2.4. Wann ist unentgeltliche Verpflegung von der Beschäftigungsstelle gebucht?
Wenn die Verpflegung auf ausdrücklichen Wunsch der Beschäftigungsstelle bereitgestellt wurde.
2.5. Was ist mit bestand die Möglichkeit zum Kantinenessen gemeint?
Die Möglichkeit zum Kantinenessen besteht, wenn die vom Reisenden besuchte Einrichtung eine Kantine / ein Kasino hat und dort Verpflegung vom Reisenden eingenommen werden kann. Ob der Reisende das Kantinenessen in Anspruch genommen hat oder nicht ist dabei unerheblich.
2.6. Was ist mit höheren Hotelkosten gemeint und warum sind diese zu begründen?
Nach Art. 9 Absatz 3 BayRKG werden nur die entstandenen notwendigen Übernachtungskosten erstattet.
Ohne nähere Prüfung sind folgende Übernachtungskosten im Inland als notwendig anzusehen: in Orten bis 299.999 Einwohner bis 60 Euro, in Orten ab 300.000 Einwohner bis 90 Euro pro Nacht. Ist die Übernachtung teuerer, so ist zu begründen warum die höheren Kosten notwendig waren.
Für das Ausland gelten andere Sätze für die notwendigen Übernachtungskosten, die Auslandsätze können im Rundschreiben der ZUV vom 29.01.2013 nachgelesen werden. Ist die Übernachtung teuerer, als das für das Reiseland festgelegte Auslandsübernachtungsgeld, so ist zu begründen warum die höheren Kosten notwendig waren.
2.7. Warum muss angegeben werden ob man in der Zweitwohnung übernachtet?
In der eigenen Wohnung entstehen keine Übernachtungskosten. Eine Reise an einen Ort mit Zweitwohnsitz (oder weiteren Wohnsitz) ist wie ein Dienstgang abzurechnen.
2.8. Was ist eine unentgeltliche Übernachtung?
Eine Übernachtung ist unentgeltlich, wenn die Übernachtungsmöglichkeit z. B. von der einladenden Stelle, dem Projektpartner, etc. ohne Berechnung zur Verfügung gestellt wird.
2.9. Warum muss ein Flug in der Business Class begründet werden?
Nach dem Bayerischen Reisekostengesetz sind nur die notwendigen Fahrkosten erstattungsfähig. Bei Flugreisen ist dies grundsätzlich die Touristen- oder Economyklasse. Nach der Auslandsreisekostenverordnung kann bei Auslandsflügen im Ausnahmefall Business Class erstattet werden. Aber nur wenn die höheren Kosten notwendig waren.
2.10. Wer ist ein Beschäftigter beim Freistaat Bayern?
Jeder, der ein Dienst- oder Arbeitsverhältnis mit der Universität oder einer sonstigen Behörde des Freistaats Bayern hat (z. B. auch studentische Hilfskräfte).
2.11. Warum muss jede Fahrt mit dem Taxi begründet werden?
Weil ein Taxi kein regelmäßig verkehrendes Beförderungsmittel ist und somit Kosten nur erstattet werden dürfen, wenn die Notwendigkeit dazu bestand.
2.12. Warum ist die dienstliche Nutzung von Telefon/Internet zu bestätigen?
Weil nur die dienstlich veranlaßten notwendigen Kosten erstattet werden dürfen. Private Telefon- und Internetkosten sind nicht erstattungsfähig.
2.13. Kann eine Bahncard im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden?
Die Bahncard Business oder ermäßigte Bahncard (z.B. Bahncard für Studenten / Senioren) können im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden, genaue Informationen dazu finden Sie auf der Seite: http://www.fau.de/einrichtungen/personalabteilung/handbuch-personal/bahncard_business/. Die reguläre Bahncard kann nicht erstattet werden.
2.14. Warum muss die Anschaffung einer Bahncard Business begründet werden?
Die BahnCard Business darf nur erstattet werden, wenn sich die Anschaffungskosten im Gültigkeitszeitraum der Bahncard Business amortisieren. Um dies darzulegen sind die zum Zeitpunkt des Kaufs der BahnCard Business mit der Bahn in Zukunft geplanten Reisen soweit möglich aufzuzählen. Die zukünftigen Kosteneinsparungen der verbilligten Fahrkarten müssen über dem Anschaffungspreis der Bahncard Business liegen.
2.15. Welche Unterlagen sind der Abrechnung beizufügen, wenn eine Bahncard Business erstattet werden soll?
- Kopie der BahnCard Business (Vorderseite)
- Aufstellung über die geplanten Reisen (Ort, Datum zukünftiger Dienstreisen oder bereits getätigte Reisen) --> bitte separates Blatt beifügen
- ggf. Rechnung über die Bahncard Business
2.16. Was ist eine Abschlagszahlung?
Ein Abschlag ist eine Vorauszahlung auf die bei der Reise zu erwartenden Kosten an den Reisenden. Es dürfen höchstens 80 % der insgesamt zu erwartenden Kosten als Abschlag ausbezahlt werden.
2.17. Was sind Kosten die vom Lehrstuhl bezahlt wurden?
Das sind z. B. Fahrkosten (Flugticket, Bahnfahrkarten) oder Teilnahmegebühren die der Lehrstuhl / das Institut direkt an den Rechnungssteller bezahlt hat.
2.18. Werden Bahncard 100 Besitzern die fiktiven Bahnfahrkosten für die getätigten Dienstreisen erstattet?
Leider nicht. Das Reisekostengesetz ist ein Kostenerstattungsgesetz, d. h. es werden nur die durch die Reise entstandenen Kosten erstattet. Da Sie eine Bahncard 100 besitzen, entstehen Ihnen für diese Reise keine Fahrtkosten. Somit ist keine Erstattung möglich.
2.19. Können die Kosten für eine Reiserücktrittsversicherung gezahlt werden?
Leider nicht. Die Zahlung einer Reisekostenrücktrittsversicherung ist in den Verwaltungsvorschriften zum Bayerischen Reisekostengesetz explizit ausgeschlossen.
2.20. Können die Kosten für eine Auslandskrankenversicherung getragen werden?
Sie sollten vor jeder Auslandsreise mit Ihrer Krankenkasse abklären, ob ein ausreichender Versicherungsschutz besteht. Eventuell anfallende Kosten für eine notwendige Auslandskrankenversicherung für Dienstreisen können eventuell aus Personalmitteln des jeweiligen Instiuts getragen werden. Aus Reisekostenmitteln können die Kosten für eine Auslandskrankenversicherung nicht getragen werden, dies wird in den Verwaltungsvorschriften zum Bayerischen Reisekostengesetz ausgeschlossen.
2.21. Können Impfkosten bei Auslandsdienstreisen erstattet werden?
Impfkosten sind bei Auslandsdienstreisen als Nebenkosten nach Art. 12 BayRKG dann erstattungsfähig, wenn es sich um Reisen in Infektions- oder Endemiegebiete handelt. Bei der Prüfung der Erstattungsfähigkeit richten wir uns nach den länderspezifischen Impfempfehlungen des Auswärtigen Amtes. An der Universität besteht auch die Möglichkeit die Impfung am Institut für Mikrobiologie und Hygiene vornehmen zu lassen.
Weitere Hinweise und Rundschreiben zum Thema Dienst- und Fortbildungsreisen sowie alle Formulare für die Genehmigung und Abrechnung finden Sie unter Dienstreisen Formulare.
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