Hier finden Sie eine Checkliste, anhand derer das Einstellungsverfahren abgewickelt werden kann.
Zudem gibt es verschiedene Rundschreiben und Formulare für die Einstellung von nichtwissenschaftlichem Personal.
Zuständigkeiten der Institute/Lehrstühle und der Leitung der Hochschule/ZUV:
- Die Personalauswahl (Ausschreibung, Bewerberauswahl) liegt bei der jeweiligen Einrichtung.
- Die Arbeitsverträge werden anschließend durch die Personalabteilung geschlossen bzw. vorbereitet, und zwar für nichtwissenschaftliches Personal (außer Beamte) durch das Referat P 4.
Bei Fragen zum gesamten Einstellungsverfahren stehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referates P 4 jederzeit gerne zur Verfügung.
1. Finanzierung
Die Einstellung von Personal kann entweder zu Lasten von Personalmitteln (dann ist nur eine befristete Beschäftigung möglich) oder einer freien und besetzbaren Planstelle erfolgen (beachte: Stellenwiederbesetzungssperre).
Bei der Besetzung von Planstellen ist außerdem darauf zu achten, dass der Stellenwert der zu besetzenden Planstelle zu den auszuübenden Tätigkeiten passt (siehe Stichwort Eingruppierung). Aussagen hinsichtlich der Eingruppierung können erst nach Überprüfung der Tätigkeitsbeschreibung und der persönlichen Voraussetzungen des Bewerbers durch das zuständige Personalreferat (P 2 oder P 4) gemacht werden.
Planstellen müssen vor der Besetzung durch den Dekan der Fakultät und den Personalcontroller der Zentralen Unversitätsverwaltung freigegeben werden, um den Stelleneinzug gewährleisten zu können.
2. Personalgewinnung
Jede Dienststelle ist verpflichtet, bei der Besetzung einer freien Stelle sorgfältig zu prüfen, ob die Stelle für die Besetzung mit einem schwer behinderten Menschen geeignet ist und ob schwer behinderte Menschen berücksichtigt werden können (§ 81 Abs. 1 Satz 1 SGB IX). Dazu ist vor jeder Einstellung bei der Agentur für Arbeit nachzufragen, ob geeignete schwerbehinderte Menschen arbeitssuchend gemeldet sind. Bei der Prüfung ist die Schwerbehindertenvertretung zu beteiligen; der Personalrat ist zu hören.
Die Universität geht davon aus, dass alle Stellen mit Behinderten besetzt werden können. Erst wenn sich Menschen mit Behinderung beworben haben, kann beurteilt werden, ob aufgrund der konkreten Behinderung die Eignung für einen konkreten Dienstposten zu verneinen ist.
Ausschreibungspflichten aufgrund Gesetzes, Weisungen der obersten Dienstbehörden oder aufgrund Selbstverpflichtung der Universität sind zu beachten.
Alle unbefristet zu besetzenden Stellen sind in der Stellenbörse von UnivIS auszuschreiben. Befristete Stellen im nichtwissenschaftlichen Dienst sind dort auszuschreiben, wenn sie für eine Dauer von mehr als 6 Monaten zu besetzen sind. Näheres siehe Rundschreiben vom 15.01.2009 und 01.02.2005 (Ausschreibung von Stellen im Internet; Beteiligung des Personalrats und der Schwerbehindertenvertretung bei Einstellungen).
Eine Kopie bzw. einen Ausdruck des Ausschreibungstextes senden Sie bitte an die Personalabteilung, den zuständigen Personalrat, die Schwerbehindertenvertretung und die Gleichstellungsbeauftragte.
Bei Ausschreibungen ist strikt auf eine diskriminierungsfreie Formulierung des Textes zu achten (siehe Ziffer II des Rundschreibens vom 19.12.2006).
Stellen im nichtwissenschaftlichen Dienst sind zusätzlich in der Personalbörse öffentlicher Dienst des Bayerischen Behördennetzes zu veröffentlichen. Die Veröffentlichung wird von Referat P 4 vorgenommen.
Die Bewerber sind über eine kurze Eingangsbestätigung zu ihrer Bewerbung dankbar.
3. Beteiligung von Personalrat, Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragter
Die Einstellung neuer Mitarbeiter bedarf der vorherigen Zustimmung des Personalrats. Die Zustimmung ist nach dem Bayerischen Personalvertretungsgesetz (BayPVG) vom Dienststellenleiter (Kanzler) unter Vorlage der Unterlagen aller Bewerber schriftlich zu beantragen und zu begründen. An der Universität hat es sich seit Jahrzehnten bewährt, zur Beschleunigung des Verfahrens den Personalrat bereits bei der Personalauswahl durch die Institute/Lehrstühle zu beteiligen und ihn zu den Vorstellungsgesprächen einzuladen.
Wenn Schwerbehinderte unter den Bewerbern sind, müssen diese zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Abweichungen von diesem Verfahren bitte mit der Personalabteilung und der Schwerbehindertenvertretung erörtern (Beitrag Schwerbehinderte Nr. 2).
Zur Beteiligung der Gleichstellungsbeauftragten siehe Rundschreiben vom 19.12.2006 III/1-502-09.1
4. Dokumentation der Auswahlkriterien
Um Rechtsstreitigkeiten wegen vermeintlicher Diskriminierung wegen der in § 1 AGG genannten Kriterien zu vermeiden, sind Ablauf des Auswahlverfahrens und Auswahlkriterien zu dokumentieren (Link zur Bewerberübersicht). Mit einer entsprechenden Dokumentation erübrigt sich dann in der Regel die Teilnahme der Gleichstellungsbeauftragten an Vorstellungsgesprächen (Rundschreiben vom 19.12.2006 III/1-502-09.1).
Bitte senden Sie eine Übersicht über die Bewerbungen mit den (Vor-)Auswahlkriterien an die Personalabteilung, den Personalrat, die Schwerbehindertenvertretung und die Gleichstellungsbeauftragte.
5. Vorstellungsgespräche
Bitte laden Sie rechtzeitig zu den Vorstellungsgesprächen ein. Bei schwerbehinderten Bewerbern vgl. Nr. 3.
Wenn die Kosten von Vorstellungsgesprächen nicht erstattet werden können, müssen Bewerber mit der Einladung hierauf hingewiesen werden (s. Rundschreiben vom 13.02.2004). Zusagen über die Eingruppierung dürfen nur nach Absprache mit dem Referat P 4 gemacht werden. Das gleiche gilt für die Stufenzuordnung nach § 16 TV-L.
6. Einstellungsantrag
Das Antragsformular und eine Aufstellung der notwendigen Unterlagen für nichtwissenschaftliches Personal finden Sie hier. Der Antrag sollte wegen der Notwendigkeit der Beteiligung des Personalrats bei Neueinstellungen und Verlängerungen von Arbeitsverhältnissen sechs Wochen vor dem geplanten Beschäftigungsbeginn des Mitarbeiters bei der Verwaltung vorliegen.
Falls die Bewerbung eines bereits bei der Universität Beschäftigten bzw. eines Schwerbehinderten nicht berücksichtigt werden konnte, fügen Sie dem Einstellungsantrag bitte eine Begründung hierfür bei.
Bei der befristeten Beschäftigung von Mitarbeitern sind die Befristungshöchstgrenzen und die Notwendigkeit eines Befristungsgrundes zu beachten (siehe Stichwort Befristete Arbeitsverhältnisse).
Nachdem das Personalreferat die Vertragsunterlagen erstellt und erforderlichenfalls die Zustimmung des Personalrats eingeholt hat, werden der Arbeitsvertrag und die weiteren Unterlagen zur Unterzeichnung durch den neuen Mitarbeiter an den Lehrstuhl versandt. Die Aufnahme der Tätigkeit ohne Arbeitsvertrag ist nicht zulässig.
Nach Eingang des unterzeichneten Arbeitsvertrages sendet das Personalreferat die Unterlagen zur Auszahlung der Bezüge an das Landesamt für Finanzen, Dienststelle Ansbach.
7. Abschluss des Bewerbungsverfahrens
Nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens senden Sie bitte die Bewerbungsunterlagen (ohne das Bewerbungsschreiben) an die Bewerber zurück. Eine Begründung für die Auswahlentscheidung ist nicht anzugeben.
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