Hier finden Sie eine Checkliste für die Einstellung von wissenschaftlichem Personal.
Zuständigkeiten der Institute, Departments und Lehrstühle, sowie der Leitung der Universität
- Die Personalauswahl (Ausschreibung, Bewerberauswahl) liegt bei der jeweiligen Einrichtung.
- Die Arbeitsverträge werden anschließend entsprechend dem Einstellungsantrag (Formblatt) durch die Personalabteilung geschlossen bzw. vorbereitet, und zwar für wissenschaftliches Personal durch das Personalreferat P 2.
- Für die Einstellung von Professoren und für die Ernennung von Beamten gelten andere Regeln.
- Das Personalreferat P 3 ist zuständig für die Beschäftigung von wissenschaftlichen und studentischen Hilfskräften.
Rundschreiben und Formulare für die Einstellung von wissenschaftlichem Personal finden Sie hier.
1. Finanzierung
Die Einstellung von Personal kann entweder zu Lasten von Personalmitteln (dann ist nur eine befristete Beschäftigung möglich) oder einer freien und besetzbaren Planstelle erfolgen (beachte: Stellenwiederbesetzungssperre).
Bei der Besetzung von Planstelllen ist außerdem darauf zu achten, dass der Stellenwert der zu besetzenden Planstelle zu den auszuübenden Tätigkeiten passt (siehe Stichwort Eingruppierung). Aussagen hinsichtlich der Eingruppierung können erst nach Überprüfung der Tätigkeitsbeschreibung und der persönlichen Voraussetzungen des Bewerbers durch das zuständige Personalreferat P 2 gemacht werden.
Die Begründung eines Dienstverhältnisses auf unbestimmte Zeit im wissenschaftlichen Dienst bedarf der vorherigen Zustimmung der Universitätsleitung.
2. Personalgewinnung
Jede Dienststelle ist verpflichtet, bei der Besetzung einer freien Stelle sorgfältig zu prüfen, ob die Stelle für die Besetzung mit einem schwer behinderten Menschen geeignet ist und ob schwer behinderte Menschen, insbesondere bei der Agentur für Arbeit gemeldete, berücksichtigt werden können (§ 81 Abs. 1 Satz 1 SGB IX). Bei der Prüfung ist die Schwerbehindertenvertretung zu beteiligen; der Personalrat ist zu hören.
Die Universität geht davon aus, dass alle Stellen mit Behinderten besetzt werden können. Erst wenn sich Menschen mit Behinderung beworben haben, kann beurteilt werden, ob aufgrund der konkreten Behinderung die Eignung für einen konkreten Dienstposten zu verneinen ist.
Ausschreibungspflichten aufgrund Gesetzes, Weisungen der obersten Dienstbehörden oder aufgrund Selbstverpflichtung der Universität sind zu beachten. Insbesondere hat der Arbeitgeber nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) Arbeitsplätze benachteiligungsfrei (neutral) auszuschreiben und alle relevanten Einstellungsvoraussetzungen in der Anzeige aufzuführen.
Alle unbefristet zu besetzenden Stellen sind in der Stellenbörse von UnivIS auszuschreiben. Es wird empfohlen befristete Stellen im wissenschaftlichen Dienst dort auszuschreiben. Näheres siehe Rundschreiben vom 01.02.2005 (Ausschreibung von Stellen im Internet; Beteiligung des Personalrats und der Schwerbehindertenvertretung bei Einstellungen).
Bei Ausschreibungen ist strikt auf eine diskriminierungsfreie Formulierung des Textes zu achten (siehe Ziffer II des Rundschreibens vom 06.09.2006).
3. Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung
Wenn Schwerbehinderte unter den Bewerbern sind, ist die Bewerbung mit der Schwerbehindertenvertretung zu erörtern (Beitrag Schwerbehinderte Nr. 2).
4. Vorstellungsgespräche
Die Vorstellungsgespräche sollten in Anwesenheit von zwei Personen auf Seiten des Arbeitgebers geführt werden und es sollten keine Fragen gestellt werden, die in Bezug zu den Benachteiligungsgründen des AGG stehen wie Familie, Familienplanung, Kinder, Rasse, ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexuelle Identität. Beispiel: Statt die Nationalität abzufragen, fragen Sie: "Benötigen Sie eine Aufenthaltserlaubnis? Wie lange brauchen Sie um eine Aufenthaltserlaubnis zu erhalten?". Wenn die Kosten von Vorstellungsgesprächen nicht erstattet werden können, müssen Bewerber mit der Einladung hierauf hingewiesen werden (s. Rundschreiben vom 13.02.2004). Zusagen über die Eingruppierung dürfen nur nach Absprache mit dem Referat P 2 gemacht werden. Das gleiche gilt für die Stufenzuordnung nach § 16 TV-L.
5. Dokumentation der Auswahlkriterien
Um Rechtsstreitigkeiten wegen vermeintlicher Diskriminierung der in § 1 AGG genannten Kriterien zu vermeiden, sind Ablauf des Auswahlverfahrens und Auswahlkriterien zu dokumentieren. Mit einer entsprechenden Dokumentation erübrigt sich dann in der Regel die Teilnahme der Gleichstellungsbeauftragten an Vorstellungsgesprächen (Rundschreiben vom 19.12.2006 III/1-502-09.1).
6. Einstellungsantrag
Bei der befristeten Beschäftigung von Mitarbeitern sind die Befristungshöchstgrenzen und die Notwendigkeit eines Befristungsgrundes zu beachten (siehe Stichwort Befristete Arbeitsverhältnisse).
Das Antragsformular und eine Aufstellung der notwendigen Unterlagen für wissenschaftliches Personal finden Sie hier. Anträge auf Einstellung und Verlängerung von Dienstverhältnissen sollten spätestens vier Wochen vor dem Einstellungstermin bzw. vor Auslaufen des bisherigen Arbeitsvertrages beim Referat P 2 vorliegen.
7. Lehrverpflichtung
Für unbefristet beschäftigte Wissenschaftler ist die Lehrverpflichtung gesondert festzusetzen
(s. a. Lehrverpflichtung).
8. Aufnahme der Tätigkeit / Auszahlung der Bezüge
Nachdem das Personalreferat die Vertragsunterlagen erstellt hat, werden der Arbeitsvertrag und die weiteren Unterlagen zur Unterzeichnung durch den neuen Mitarbeiter an die Beschäftigungsstelle versandt. Die Aufnahme der Tätigkeit ohne Arbeitsvertrag ist nicht zulässig.
Nach Eingang des unterzeichneten Arbeitsvertrages sendet das Personalreferat die Unterlagen zur Auszahlung der Bezüge an das Landesamt für Finanzen in Ansbach.
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