Checkliste Personen- und Einrichtungsverzeichnis

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Welche UnivIS-Verwaltungsbereiche werden für die Eingabe benötigt?

  • Personenverwaltung
  • Institutionenverwaltung

Welche Angaben werden in der Institutionenverwaltung vorgenommen?

  • Kontaktadresse des Lehrstuhls bzw. der Professur etc.
  • Kontakt-E-Mail des Lehrstuhls bzw. der Professur etc.
  • Aufbau der internen Organisationsstruktur mit Hilfe der Funktionen z.B. Sekretariat.
  • Einstellung der Eigenschaften der Funktionen (z.B. Textfunktion, Anzeigeformate: mit Titel / ohne Titel etc.).

Welche Angaben werden in der Personenverwaltung vorgenommen?

  • Name, Vorname, Adresse einschließlich Telefon und Fax, Zuordnung zu den Funktionen der Institutionenverwaltung.
  • Jede Mitarbeiterin jeder Mitarbeiter darf nur einmal eingetragen werden.
    Ausnahme: Jemand ist an mehreren Dienststellen beschäftigt und die Angaben zur Person können nicht nur mit einer Eingabe bewerkstelligt werden.
    Titel: Als Richtschnur kann gelten, dass Sie alle Titel, die sie auch bei einem "normalen" Schriftverkehr angeben würden, eintragen können. Unterschieden wird zwischen akademischem Grad (z.B. Dr.med., Dr.phil.) und berufsqualifizierendem Abschluß (z.B. Dipl. Inf., M.A.). Nur akademische Grade gelten als Namenszusätze. Es gibt ein Auswahlmenü, das viele Titel bereits enthält, aber keinen empfehlenden Charakter hat, und ein freies Textfeld. Der HRK-Hochschulkompass bietet z.B. eine Zusammenstellung aller Promotionsabschlüsse Deutschlands, so dass sie sich dort über die korrekte Schreibweise kundig machen können. Wünschenswert ist eine einheitliche Handhabung für das ganze Institut, das Klinikum oder sogar die ganze Fakultät. Für den Einrichtungteil kann eine sehr transparente Darstellung gewählt werden, in dem man die UnivIS-Funktionen (Eigenschaft: Titel unterdrücken) so konfiguriert, dass nur der Name, Vorname und die Telefonnummer angezeigt werden.
  • Angabe zur Lehrperson: Dies hat Auswirkung auf das Vorlesungsverzeichnis, da nur Personendatensätze, die als Lehrperson gekennzeichnet sind, auch in der Lehrveranstaltungsankündigung angezeigt werden können. Bitte niemals Personen als Pseudoeintrag kennzeichnen. Dies ist allgemeinen Angaben wie z.B. Dozenten oder Assistenten etc. im Vorlesungsverzeichnis vorbehalten und hat ausschließlich Auswirkungen auf den Index der beiden Bücher.
  • Angabe zum Datenschutz: Die Personenangaben müssen freigeschaltet werden, da sich um eine offizielle Veröffentlichung handelt und nicht nur um eine interne Bekanntgabe. Die Freischaltung bezieht sich sowohl auf die Veröffentlichung im gedrucken Personen- und Einrichtungsverzeichnis als auch für die Online-Darstellung. Personenangaben, die nicht freigeschaltet worden sind, werden nicht veröffentlicht. Für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die Kontakte außerhalb ihrer Dienststelle haben bzw. in Gremien etc. tätig sind, wird eine Freigabe zur Veröffentlichung empfohlen.
  • Empfohlene Schreibweise für Telefonnummern: Beispiel für Erlangen: 09131/85-fünfstellige Nebenstelle; Beispiel für Nürnberg: 0911/5302-dreistellige Nebenstelle. Im Telefon- und E-Mail-Verzeichnis, dem Einrichtungsverzeichnis und der Lehrkörperliste wird nur die fünfstellige bzw. dreistellige Nebenstellennummer abgebildet.

Was hat es mit der Lehrkörperliste auf sich?

In die Lehrkörperliste sollen alle Lehrpersonen der jeweiligen Fakultät aufgenommen werden (siehe auch Bay. Hochschulgesetz 2.Kapitel, Art.17 Mitglieder der Hochschule) . Die Liste setzt sich aus den Personenangaben zusammen, die sie in der Personenverwaltung gemacht haben. Bei den Rubriken hauptberufliche Professoren, Zweitmitglieder, Privatdozenten, Mitarbeiter mit Lehraufgaben und Gastwissenschaftler wird automatisch die Einrichtung (UnivIS-Teilbereich) angezeigt, unter der der Personeneintrag vorgenommen wurde. Bei den Rubriken Entpflichte/ i.R. bef. Professoren, Honorarprofessoren, außerplanmäßige Professoren, Privatdozenten und Lehrbeauftragte ist bei den Zusatzangaben zur Lehrkörperliste die Fachdisziplin anzugeben. Der Personendatensatz der C4-Professoren ist unter dem UnivIS-Teilbereich "Lehrstuhl für..." einzutragen; der Personendatensatz der C3-Professoren ist unter dem UnivIS-Teilbereich "Professur für..." einzutragen.Bei Unklarheiten fragen Sie Ihre Fachbereichsverwaltung (Dekanat). Die Fachbereichsverwaltungen sind beauftragt, die Richtigkeit und Vollständigkeit der Lehrkörperliste zu überprüfen. Bzgl. der Rubrikenzuordnung können Sie sich auch an ihre Personalabteilung (Ref. P 2 Hauptberufliche Professoren, Ref. P 4 Mitglieder der FAU) wenden.

Nach welchen Kriterien wird die Organisationsstruktur abgebildet?

Die Bezeichnung der Institute, Kliniken, Lehrstühle und Abteilungen richtet sich nach dem jeweils aktuellen Organisationsbescheid der FAU. Die Bezeichnung der C3-Professuren richten sich nach dem jeweils gültigen Aussschreibungstext. Bei Änderungen bzw. Umstrukturierungen beachten Sie bitte das vorgeschriebene Genehmigungsverfahren (Fachbereichsrat, HPK, Senat, Bestätigung durch das Ministerium).Bei Einrichtungen, die nicht vom Gliederungsbescheid erfasst werden z.B. die Verwaltung, richtet sich die Organisationsstruktur nach dem gültigen Geschäftsverteilungsplan.

Wer ist für die Angaben in UnivIS / im Einrichtungsverzeichnis verantwortlich?

Jede Einrichtung ist für die Richtigkeit und Vollständigkeit ihrer Angaben verantwortlich. Die Aktualisierung ist ganzjährig möglich. Die Druckfassung repräsentiert den Stand des Datenabzugs. An jeder Einrichtung der FAU (Institut, Lehrstuhl etc.) gibt es mindestens einen UnivIS-Schreibberechtigten, der die Eingaben vornehmen kann. Für Einrichtungen, die keine Möglichkeit der dezentralen Eingabe haben, obliegt die Betreuung der jeweiligen Fachbereichsverwaltung (Dekanat). Dies betrifft insbesondere folgende Personengruppen, entpflichtete / i.R. befindliche Professoren, apl. Professoren oder Privatdozenten, die nicht über eine Schreibberechtigung verfügen. Bitte unterstützen Sie ihren UnivIS-Schreibberechtigten, in dem Sie ihm rechtzeitig vollständige Angaben zur Verfügung stellen. Sie vermeiden für sich und andere damit Ärger. Bitte bedenken Sie, dass alle UnivIS-Schreibberechtigten auch noch andere Aufgaben haben. Falls Sie nicht herausfinden, wer UnivIS-Schreibberechtigter Ihrer Einrichtung ist, können sie dies bei der Kontakt-E-Mail-Adresse: univis@univis.uni-erlangen.de erfragen. Die UnivIS-Administration teilt Ihnen umgehend mit, wer für Ihre Eingaben zuständig ist.

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